Пять правил работы с командой
В этой статье расскажем про пять правил работы с командой, которые могут повлиять на эффективность работы персонала и их вовлеченность в процесс.
Итак, пять правил работы с командой:
1. Распределение задач или функционала
Частый кейс, когда в начинающей НКО все делают все, так как ресурсов не очень много. Этот этап понятен, но ваша задача внутри команды распределить основной функционал. И договориться, что вы ждете друг от друга. Это дает прозрачность и понимание для каждого, минимизирует мысли “А это моя задача или чья?”
Не нужно надеяться, на то, что всем все понятно — обсудите, договоритесь, зафиксируйте. На старте не нужно учитывать все до мелочей, это можно делать в процессе работы.
2. Проведение собраний, совещаний, планерок
Выберите один день в неделю или две для того, чтобы встречаться и обсуждать планы и задачи. Важно делать это стабильно (не пропускать, не переносить) и придерживаться регулярности (например, каждую неделю по понедельникам).
Чтобы быстро провести командную встречу — разделите ее на 2 этапа: на первом этапе обсудите то, что было сделано, какой статус у задач и какие есть сложности. В рамках второго этапа обсудите задачи на следующий период (две недели) договоритесь о том, кто что делает, в какой срок и какой результат вы ждете.
И важный момент!
Многие считают, что единственное время для коммуникаций — это общая планерка и только там можно обсуждать вопросы и задачи и поэтому собрания затягивается на несколько часов. Забудьте про это. Общее собрание делайте коротким, а дальше пусть конкретные члены команды для обсуждения подробностей, деталей встречаются, созваниваются отдельно.
3. Фиксируйте задачи
Одна из самых распространенных ошибок — никто ничего не записывал или сделал это очень неконкретно, непонятно, общими словами.
Заведите себе место, куда будете фиксировать задачи, это может быть сервис трелло, гугл таблица. Главное, чтобы у каждого члена команды был доступ, а у задач были обозначены сроки.
Скажу сразу — это вызов для вашей команды, тут нужно сформировать привычку. И дело не в мотивации, а в дисциплине. Да, теперь нужно договориться, что все задачи в табличке, что в нее нужно смотреть хотя бы раз в день. В общем! Попробуйте!
4. ОБратная связь
Помните про обратную связь друг другу.
Вроде бы все понятно и просто. Да?
Но на деле так не происходит. Оказывается, что коммуникация не так уж и легко.
Тут есть несколько советов:
1) Хвалите друг друга, говорите спасибо. Объясняйте, за что благодарите. Иногда людям важна обратная связь, которая подкреплена конкретными фактами.
2) Давайте людям развивающую обратную связь. Вспомните «принцип сендвича», возьмите его структуру: + — +. Сначала про сильные стороны, положительные моменты, дальше про то, что требует улучшения и финалим также приятными фактами. Старайтесь оценивать не человека, а его работу — говорите про дела.
3) Ну и мало приятное, если что-то пошло не так, а вы не понимаете, как сказать, чтобы не вызывать конфликт, но сказать важно, иначе это не исправится.
Используйте модель BOFF
Поведение (Behavior) – Расскажите про свои наблюдения: здесь нужны факты, цифры, детали, чтобы человек мог понять, что он сделал не так, и что ваши слова объективны. Постарайтесь говорить без эмоциональной окраски, просто описывайте факт. Ну и не обобщайте — говорите без слов «всегда», «часто», «регулярно».
Результат (Outcome) – Обозначьте последствия, которые произошли или произойдут в результате какого-то действия. Например, как это сказалось и скажется на вашей команде.
Чувства (Feelings) – Скажите о том, что вы чувствуете, относительно происходящего. Говорить важно про себя, а не про члена команды.
Будущее (Future) – Обсудите будущее. Спросите, что вы или человек может сделать/предпринять для того, чтобы в будущем это событие/поведение не повторялось. Если нужно обозначьте сроки выполнения задачи или договоритесь о дате следующей встречи, чтобы обсудить изменения.
Пример 1
Давайте теперь на примере:
Предположим, вы в команде договорились, что Аня — ваш член команды регулярно мониторит почту и группу ВКонтакте и оперативно отвечает вашим благополучателями, консультирует их по вопросам. Но вы замечаете, что Аня либо несколько дней не читает сообщения и письма, либо читает и не отвечает. Из-за этого вам звонят благополучатели, они не довольны и задают вопросы по телефону.
Обычно в таких ситуациях говорят так:
«Я же просил тебя регулярно проверять мессенджеры и я надеялся, что ты делаешь это. В чем сложность делать это регулярно?»
Что вы слышите и чувствуете? Давление, манипуляцию? Ну а самое то главное — ответить Ане, скорее всего, нечего. Она чувствует неловкость, дискомфорт, стыд. Своими высказываниями вы вызвали именно эти чувства.
Пример 2
А теперь давайте по модели:
«Ань, я в течение 3-х последних дней получаю звонки от благополучателей, они говорят, что им не отвечают в сообщениях, я зашел проверить группу, а там 15 неотвеченных с 1 марта. Напомню, что на последней планерке мы договаривались, что эта задача за тобой.
Из-за того, что люди не получили вовремя ответ — они не смогли попасть на наше мероприятие, а мы еле выполнили показатели.
Я чувствую злость и раздражение, потому что выслушал негативную обратную связь в наш адрес и, к сожалению, обоснованную. И, с другой стороны, расстроен, что нам не удалось им помочь.
Давай в течение сегодняшнего дня ты ответишь всем, кто писал. А завтра мы обсудим, что сейчас идет не так, что мешает тебе отвечать быстро, и как мы можем это исправить».
Да, это не просто, поэтому перед любой обратной связью — поддерживающей или корректирующей — выделите время, чтобы подготовиться.
5. Собирайтесь на мозговой штурм
Мозговой штурм помогает поддерживать мотивацию, вовлекать всех в процессы, а еще иногда это хорошее объединение.
Проводите мозговые штурмы и собирайтесь решать задачи “на подумать”. Да, увы, но рутина засасывает в первую очередь руководителя, а следом и всю команду, но вы сопротивляйтесь.
Устраивайте встречи, когда можно вместе помечтать о будущем организации или возьмите чьи-нибудь задачи и устройте мозговой штурм — накидайте идеи, как ее решить. Например, есть у вашей команды задача привлекать бОльшее число пожертвований, соберитесь, составьте список из 50 идей: мероприятий, акций, событий, постов, которые помогут это сделать.
Вот такие пять правил работы с командой, которые позитивно сказываются на работе вашего персонала. Начните внедрять эти процессы последовательно, не думайте, что они вам не слишком подходят, это можно сделать в абсолютно каждой команде. И напомню, что они останутся простыми и понятными в тексте, а вы возьмите и сделайте.