Этапы жизни проекта
Так сложилось в моей профессиональной деятельности, что я работаю с социально-культурными проектами. Курирую проектные идеи, даю консультации, помогаю в заполнении заявок в фонды, контролирую реализацию и завершение всего задуманного проектировщиками.
Ольга Пестерева, эксперт Республиканского корпуса тренеров и экспертов
Одним словом — охватываю все этапы жизни проекта.
И, естественно, выработала определенную методику оценки всех стадий этого технологического процесса. Какова она?
Отвечу следующей структурой:
На концах каждого из лучей этой схемы расположены заголовки необходимых для проверки критериев, которые оцениваю от 0 до 3 баллов, где
— 0 баллов критерий отсутствует;
— 1 балл критерий слабо выражен;
— 2 балла критерий выражен, но есть замечания;
— 3 балла критерий проработан четко и полно.
Всего 36 критериев. Видно, что «каждый луч» получит максимально от 6 до 36 баллов (например, «Проблема» — 6 баллов, «Планирование» – 36 баллов). Набрав в промежутке от 85 до 108 баллов, проект можно считать достойным для рассмотрения. Ниже этой планки – отправить на доработку.
На бумаге схему можно разместить в четыре столбца: ЭТАП-КРИТЕРИЙ-ОЦЕНКА-КОММЕНТАРИИ.
Главная цель проектирования – сделать лучше ту среду, в которой находится автор и его ЦА. Нужно решить актуальную социальную проблему или хотя бы значительно снизить напряженность, вызванную этой проблемой.
Насколько четко клиент объяснит мне ситуацию, и для какой целевой аудитории она выражена, настолько и будет оценка критерия этапа «Проблема». Собраны ли статистические данные, проведен анализ ситуации и т.д. Бывают идеи проектов, которые текущую ситуацию не изменят или, например, ЦА пишут «для всех». Конечно, проект не проработан и не конкретизирован.
Дальше возникает «Вопрос», в котором проектировщик доносит суть проекта. И начинаешь делить — это действительно желание и миссия проекта перспективна, или это «ХОТЕЛКА». Люди хотят тренажеры, просто чтобы они были.
Миссия проекта – это цель развития, к которой проект стремиться, но которой не достигает за время своего осуществления. Оцениваешь потребность, креатив и степень инновации (новизны). Контекст – это система внутренних и внешних условий жизни и деятельности человека, которая влияет на восприятие, понимание и преобразование им конкретной ситуации, придавая смысл и значение этой ситуации как целому и её компонентам.
Большую трудность вызывает прописание «Целей и Задач».
Проект ВСЕГДА конкретен, ограничен во времени и месте реализации (это или село, или город, или регион и т.д.), имеет свою целевую аудиторию, проблемы которой он решает и – имеет ценность. Конечно, это по SMART-у. Какие задачи пошагово надо решить для достижения цели? Каждой задаче предусмотрен ряд мероприятий. Как правило, 3 балла сразу мало кто может получить. Проводим совместную работу и добиваемся конкретики и полноты описания.
Этап «Действия» вполне следует из поставленных задач – подбирается команда для достижения результата, в которой распределены роли, учитывается мотивация. Проводится ли мозговой штурм как более инновационно и, может, уникально провести мероприятия.
«Инициация» проекта – убеждение руководства организации или инвесторов в необходимости выполнения проекта. Это своего рода эффективность – КПД проекта, т.е. степень максимизации показателей по сравнению с затратами (сравнение что получилось на выходе с тем, что потрачено на входе). Описание KPI (качественных и количественных результатов) и Фандрайзинг (поиск людей, оборудования, информации, времени, денег и др.) помогает в понимании наличии сторонней поддержки и того, что дело (проект) доведется до конца.
Этап «Планирование» самый детальный по критериям:
1.Обращается внимание как распределены работы между исполнителями в проекте, какие дополнительные специалисты нужны для его осуществления, меры ответственности.
2. Применима ли схема Ганта для календарного плана мероприятий.
3. Учитываются ли риски — спрос, степень конкуренции, законодательство, доступность необходимых ресурсов – в общем, все то, что может не получиться (те моменты, которые могут поставить под угрозу реализацию проекта).
4. Далее по пунктам рассматриваются ресурсы. Администрирование проекта складывается из описания полного охвата МТО и финансов, все ли решены человеческие и организационные вопросы. Соответствие опыта, компетенций и имиджа команды. Информационное сопровождение является неотъемлемой частью (если о твоем проекте не знают – значит его нет). СМИ – двигатель проекта. Как выстроены коммуникации с партнерами, с властью, с ЛОМами, с ЛПРами и т.д. (ЛОМ –лидер общественного мнения, ЛПР –лицо, принимающее решения). Технологические модернизации есть почти во всех проектах.
5. Наконец, проверяется и получает оценку «Бюджет» проекта. Соотношение планируемых расходов (заниженность или завышенность) на реализацию проекта и его ожидаемых результатов, софинансирование требуют основательной оценки эксперта.
Этапы «Реализация» и «Завершение» может и формальны для оценочных критериев, но также требуют основательной проработки.
По опыту своей деятельности описание по данным критериям ведет непосредственно к более высокому баллу при оформлении заявки, а при реальном достижении этих этапов – учет описанных критериев приводит к успешности.
Данная методика позволяет мне работать с проектами, проводить анализ, помогать проектировщикам участвовать в конкурсах. Мы стараемся размещать заявки в различные фонды, программы. Так, за 2 года в одном только Фонде Президентских Грантов победили 9 заявок под моим контролем.
В дальнейшем я планирую увеличить диапазон оценки хотя бы от 0 до 5 баллов для расширения уровня качества критерия. Данная методика может быть полезна для всех, кто занимается проектированием в социальной сфере, кто заинтересован в развитии своего проекта.