Помощь волонтеров

5 советов по работе с волонтёрами организаторам мероприятий НКО:

В рамках проекта предусмотрено крупное событие, а людей не хватает? Что делать? Можно привлечь специалистов по договору гражданско-правового характера или профильную организацию, если на это предусмотрены средства.

Как быть, если этот момент упустили, и придется «выкручиваться» без финансирования? И тут вспоминается волшебное слово «ВОЛОНТЕР»!

Привлечение волонтёров сегодня «модное» веяние. Это подтверждают крупные события – Чемпионат мира по футболу (2018 год), Всемирный фестиваль молодежи и студентов (2017 год), Олимпийские игры в Сочи (2014 год). Благодаря взаимодействию с волонтёрами у НКО складывается определённая репутация, имидж, что предает престиж организации. Зачастую деятельность волонтеров ничем не уступает коммерческим организациям.

Событийное волонтерство – одно из самых масштабных направлений, так как включает в себя несколько других направлений добровольческой деятельности: культурное, спортивное, патриотическое, медиа-волонтерство, волонтеры-медики и другие.       Событийное волонтерство – это помощь в организации какого-либо крупного события в разных масштабах.

Руководителям НКО, организаторам необходимо понимать, что волонтеры – это не бесплатная рабочая сила. Волонтеры – это «лицо» события, это эмоции, настроение. Волонтеры помогают создать атмосферу праздника – это то, что останется в воспоминаниях участников вашего события.

Чтобы ваши ожидания от деятельности волонтеров совпали с тем, что получилось, необходимо точно представлять и понимать для чего вам волонтеры и что они должны делать. Рекомендуем составить подробное, техническое задание (ТЗ).

5 важных пунктов, которые нужно обязательно включить в ТЗ для работы волонтеров на событийном проекте:

  • Определите, что конкретно необходимо делать волонтерам в течение события. Это могут быть следующие направления:
  1. встреча и размещение гостей;
  2. регистрация участников;
  3. обеспечение работы СМИ;
  4. волонтеры-навигаторы;
  5. волонтеры на площадках;
  6. помощь в организации церемонии открытия/закрытия;
  7. обеспечение безопасности;
  8. административная деятельность и другие.
  • Пропишите, какими личными и профессиональными качествами, на ваш взгляд, должны обладать волонтеры по каждому направлению. Например, коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность – это личные качества. К профессиональным качествам можно отнести знание иностранного языка, умение формировать базы данных, грамотная речь, медицинское образование и другие.
  • Обозначьте, какие сервисы вы предоставляете волонтерам. Это может быть благодарственное письмо, запись в личную книжку волонтера, трансфер, питание, проживание, экипировка, страховка, сувенирная продукция.
  • Распишите количество волонтеров и время работы. Определите, сколько нужно волонтеров в каждом из направлений в зависимости от количества участников, особенностей места проведения, времени.
  • Желательно составить договор оказания услуг с каждым волонтером или волонтерской организацией, которая направляет вам волонтеров. Особенно это важно, если вы компенсируете часть расходов волонтерам.

Помните, что:

Волонтёры – это живые люди со своими  характерами,  особенностями, они оказывают добровольную помощь, применяя свои знания, умения, опыт.

Волонтер вправе отказаться от выполнения работы, если она дискриминирует его, как добровольца и человека. Делитесь с ними эмоциями и общением, предоставляйте им возможности для новых знакомств, для того, чтобы выучиться новым навыкам.

Если они будут чётко понимать, куда и зачем идут, качество их работы будет выше, чем у многих профессионалов. Волонтёры же будут и главными помощниками в достижении результата, за который не стыдно.